Integrationen
Verbindet tinana mit externen Diensten, der TI & weiteren Systemen.
Telematikinfrastruktur (TI) anbinden
Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) ermöglicht euch den Versand & Empfang sicherer Nachrichten per KIM sowie die Suche im TI-Verzeichnisdienst. tinana nutzt dafür TI365 als cloudbasierten Zugang – ihr braucht keinen lokalen Konnektor-Server. ## Voraussetzungen - TI365-Zugang: Ihr erhaltet Benutzername & Passwort von eurem TI-Anbieter. - SMC-B Karte (Institutionskarte): Weist eure Praxis als berechtigte medizinische Einrichtung aus. Beantragung über die zuständige Kartenstelle (z. B. medisign, D-Trust). - Kartenleser: Zum Freischalten der SMC-B per PIN. ## TI verbinden – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Öffnet den Bereich TI (Telematikinfrastruktur). 3. Gebt euren TI365-Benutzernamen & das zugehörige Passwort ein. 4. Optional: Aktiviert Zugangsdaten speichern (für automatische Anmeldung), damit sich tinana künftig selbst anmeldet. 5. Klickt auf Verbinden. Ist für euren Zugang eine zusätzliche Bestätigung nötig, fragt tinana sie im nächsten Schritt ab. 6. Nach erfolgreicher Anmeldung zeigt der Bereich den Status Verbunden & den angemeldeten Benutzer. Über Trennen beendet ihr die Verbindung wieder. ## SMC-B freischalten Für Vorgänge, die eine Signatur benötigen, wird die SMC-B per PIN freigeschaltet. Unterstützt euer Kartenleser die Remote-PIN-Eingabe, könnt ihr die PIN direkt in tinana eingeben. Andernfalls weist tinana euch darauf hin, dass die PIN am Kartenleser eingegeben werden muss. ## Was ihr mit der TI tun könnt - KIM nutzen: Sendet Therapieberichte & Dokumente verschlüsselt & sicher an Ärzt:innen. Empfangt Nachrichten von anderen Leistungserbringern. - Verzeichnisdienst: Sucht Ärzt:innen & Institutionen im TI-Verzeichnis – nach Namen, Praxen, Städten oder Berufsgruppen – um KIM-Adressen zu finden. ## Der TI-Bereich Über TI in der Seitenleiste erreicht ihr den Arbeitsbereich mit vier Ansichten: - KIM-Posteingang: alle eingegangenen Nachrichten - KIM-Postausgang: gesendete Nachrichten, inklusive versendeter Therapieberichte - Neue Nachricht: eine KIM-Nachricht verfassen & versenden - Verzeichnisdienst: Suche im TI-Verzeichnis Solange keine Verbindung besteht, zeigt der Bereich den Hinweis „Keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur" & einen direkten Link Zu den TI-Einstellungen. 💡 Tipp: Die Beantragung der SMC-B kann mehrere Wochen dauern. Startet den Prozess so früh wie möglich – wir unterstützen euch gerne dabei.
Doctolib-Synchronisation
Wenn ihr Doctolib für die Online-Terminbuchung nutzt, könnt ihr es mit tinana verbinden. So erscheinen Doctolib-Buchungen automatisch in eurem tinana-Kalender. ## Doctolib verbinden Für die Verbindung braucht ihr API-Zugangsdaten von Doctolib – nicht euer Doctolib-Login. E-Mail & Passwort funktionieren hier nicht. 1. Fordert bei Doctolib die API-Zugangsdaten für die Schnittstelle an. Ihr erhaltet eine Client ID & ein Client Secret. 2. Navigiert in tinana zu Einstellungen → Integration. 3. Öffnet den Bereich Doctolib. 4. Tragt Client ID & Client Secret ein. 5. Klickt auf Verbinden. Nach erfolgreicher Verbindung erscheint der Status Verbunden. Über Konfiguration herunterladen erhaltet ihr die Zuordnungsdatei, die Doctolib für die Einrichtung auf ihrer Seite benötigt. Über CSV exportieren gebt ihr eure Leistungs- & Mitarbeiterzuordnung als Tabelle aus. ## Kombinierte Heilmittel Buchungen über Doctolib können mehrere Behandlungen in einem Termin enthalten (z. B. Manuelle Therapie plus Wärmetherapie). Damit tinana diese korrekt zuordnet, legt ihr Kombinationen an: 1. Klickt im Doctolib-Bereich unter den kombinierten Heilmitteln auf Neu. 2. Wählt die Heilmittel aus, die gemeinsam als eine Doctolib-Leistung gebucht werden. 3. Speichert die Kombination. ## Wie funktioniert die Synchronisation? - Neue Buchungen über Doctolib erscheinen automatisch im tinana-Kalender. - Der Termin enthält die Patienten- & Leistungsdaten aus Doctolib. - Termine aus Doctolib werden im Kalender mit dem Hinweis Gebucht über Doctolib gekennzeichnet. ## Wichtige Hinweise - Die Verbindung erfordert ein aktives Doctolib-Konto mit API-Zugang. - Stellt sicher, dass die Mitarbeiter- & Leistungszuordnung auf beiden Seiten übereinstimmt, damit Termine korrekt landen. 💡 Tipp: Wenn ihr tinanas eigene [Online-Buchung](/helpcenter/kalender-termine/online-buchung-einrichten) nutzt, braucht ihr Doctolib nicht zusätzlich. Sie ist nahtlos integriert & spart euch die Doctolib-Gebühren.
telefon.ki einrichten
Die Telefon.KI funktioniert als intelligenter Anrufbeantworter für eure Praxis. Sie nimmt Anrufe entgegen & kann Termine direkt in tinana anfragen oder absagen. Die Verbindung läuft über einen API-Key. ## Telefon.KI verbinden 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Öffnet den Bereich Telefon.KI & bleibt im Tab Verbindung. 3. Klickt auf Neuen API-Key erstellen. 4. Kopiert den erzeugten Key über Kopieren. 5. Fügt den Key in eurem Telefon.KI-Dashboard ein. Von dort erreicht ihr das Dashboard auch direkt per Link. Nach erfolgreicher Verbindung erscheint der Bereich mit dem Status Aktiv. Einen Key könnt ihr jederzeit über Widerrufen ungültig machen – etwa bei einem Anbieterwechsel. ## Einstellungen für Anrufe Im Tab Einstellungen legt ihr fest, wie tinana mit den Anliegen aus Anrufen umgeht: - Automatisch Termine absagen: Absagen, die über die Telefon.KI eingehen, werden direkt im Kalender umgesetzt. - Terminanfragen im Kalender reservieren: Anfragen zu neuen Terminen werden als Blocker im Terminkalender reserviert, bis ihr sie bestätigt oder ablehnt. ## Was wo konfiguriert wird - In tinana: API-Key, Umgang mit Absagen & Reservierungen. - Im Telefon.KI-Dashboard: Begrüßungstext, Sprachverhalten, Erreichbarkeitszeiten & alle weiteren Einstellungen des Anrufbeantworters. ## Wo die Ergebnisse landen Termine, die über die Telefon.KI entstanden sind, werden im Kalender mit dem Hinweis (via Telefon-KI) gekennzeichnet. Terminanfragen erscheinen zusammen mit den Online-Buchungsanfragen im Anfragen-Bereich – siehe [Terminanfragen bearbeiten](/helpcenter/dashboard-uebersicht/buchungsanfragen). 💡 Tipp: Aktiviert Terminanfragen im Kalender reservieren. So ist der Slot blockiert, während ihr die Anfrage prüft – & niemand bucht ihn euch in der Zwischenzeit weg.
SumUp-Kartenzahlung nutzen
Kartenzahlungen laufen in tinana über ein SumUp-Terminal. Ist das Terminal verbunden, löst ihr die Zahlung direkt aus dem Kassiervorgang aus & sie wird automatisch als Kartenzahlung verbucht. ## Kartenzahlung im Kassiervorgang 1. Erstellt einen Kassiervorgang unter Kassensystem → Kasse. 2. Fügt Leistungen, Produkte oder Gutscheine hinzu & klickt auf Weiter. 3. Wählt als Zahlungsart EC-Karte. 4. Der Betrag wird an euer SumUp-Terminal gesendet. Die Patient:in zahlt am Gerät. 5. tinana wartet auf die Rückmeldung des Terminals & schließt den Vorgang nach erfolgreicher Zahlung ab. 6. Die Rechnung wird erstellt & kann heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Ist kein Terminal verbunden, weist tinana euch mit dem Hinweis „Kein SumUp-Terminal verfügbar" darauf hin. ## Was die Integration leistet - Kartenzahlung direkt aus dem Kassiervorgang auslösen – ohne Beträge doppelt einzutippen - Automatische Verbuchung der Zahlung als Kartenzahlung auf der Rechnung - Separate Auflistung von Kartenzahlungen in der Tagesübersicht & im Journal ## Terminal einrichten Die Verbindung des SumUp-Kontos & das Koppeln des Terminals sind aktuell nicht in den Integrationen-Einstellungen sichtbar. Wenn ihr Kartenzahlung nutzen möchtet, wendet euch an unser Support-Team – wir richten die Verbindung gemeinsam mit euch ein. 💡 Tipp: Prüft vor dem ersten Praxistag mit Kartenzahlung einen Testbetrag von wenigen Cent. So wisst ihr sicher, dass Terminal & Kasse zusammenspielen.
DATEV-Anbindung
Mit der DATEV-Anbindung übergebt ihr Belege & Buchungsdaten künftig direkt aus tinana an eure Steuerberatung – ohne CSV-Dateien hin- & herzuschicken. Die Integration ist angelegt & als Bald verfügbar gekennzeichnet. ## Aktueller Stand 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Öffnet den Bereich DATEV. Er ist mit dem Hinweis Bald verfügbar markiert. 3. Ihr seht dort die Beschreibung der geplanten Anbindung sowie den Button Mit DATEV verbinden. Die Anmeldung erfolgt später sicher direkt bei DATEV. Solange die Anbindung nicht freigeschaltet ist, übergebt ihr eure Zahlen wie gewohnt per Export – siehe unten. ## Was die Anbindung leisten wird - Belege & Buchungsdaten direkt aus tinana an die Steuerberatung übergeben - Sichere Anmeldung über euer DATEV-Konto, ohne Zugangsdaten in tinana zu hinterlegen - Weniger manuelle Zwischenschritte beim Monatsabschluss ## So übergebt ihr eure Daten bis dahin - Rechnungen: Einstellungen → [Datenexport](/helpcenter/integrationen/datenexport), Datentyp Rechnungen – optional gefiltert nach Zeitraum, Aussteller & Nummernkreis - Barbewegungen: Kassensystem → Kassenstand → Journal über CSV exportieren - Tagesabschlüsse: Kassensystem → Tagesabschluss Die erzeugten CSV-Dateien lassen sich in DATEV & anderen Buchhaltungsprogrammen einlesen. ## Benachrichtigung bei Verfügbarkeit Sobald die DATEV-Anbindung nutzbar ist, informieren wir euch. Bei Fragen wendet euch jederzeit an unser Support-Team. 💡 Tipp: Sprecht schon jetzt mit eurer Steuerberatung ab, welche Felder sie im Export braucht. Dann ist der Umstieg auf die direkte Anbindung später nur ein Klick.
Datenexport & Schnittstellen
tinana ermöglicht euch den Export eurer Praxisdaten als CSV-Datei. So bleiben eure Daten immer in eurer Hand – für die Steuerberatung, für eigene Auswertungen oder beim Systemwechsel. ## Verfügbare Exporte Unter Einstellungen → Datenexport könnt ihr folgende Datenbereiche exportieren: - Patienten: Patientenliste mit Stammdaten - Verordnungen: alle Verordnungen inkl. Heilmittel & Status - Termine: Terminübersicht mit Datum, Uhrzeit, Mitarbeiter:in & Patient:in - Ärzte: Ärzt:innen-Verzeichnis mit Arztnummer & Kontaktdaten - Rechnungen: Rechnungen inkl. Betrag & Status Der Export bezieht sich immer auf den aktuell gewählten Standort. Wechselt den Standort in der Kopfzeile, um die Daten einer anderen Filiale zu exportieren. ## So erstellt ihr einen Export 1. Navigiert zu Einstellungen → Datenexport. 2. Wählt unter Datentyp den gewünschten Datenbereich. 3. Optional: Legt einen Zeitraum fest. Über Zurücksetzen entfernt ihr die Einschränkung wieder. 4. Beim Datentyp Rechnungen könnt ihr zusätzlich nach Aussteller & Nummernkreis filtern. 5. Wählt das Exportformat: CSV oder Excel (CSV). 6. Klickt auf Daten exportieren – die Datei wird direkt heruntergeladen. ## Weitere Exporte an anderer Stelle Nicht jeder Export läuft über diesen Bereich: - Berichte: In Umsatz-, Mitarbeiter- & Heilmittelbericht exportiert ihr die jeweilige Auswertung direkt über Export bzw. Exportieren. - Kassenjournal: Alle erfassten Zahlungen exportiert ihr unter Kassensystem → Kassenstand → Journal über CSV exportieren. - Doctolib: Im Integrationsbereich gibt es einen eigenen CSV-Export der Leistungs- & Mitarbeiterzuordnung. ## Exportformate Beide Formate erzeugen eine CSV-Datei, die sich direkt in Excel, Google Sheets, DATEV & weiteren Tools öffnen lässt. 💡 Tipp: Richtet euch einen monatlichen Reminder ein, um die Exporte für eure Steuerberatung rechtzeitig zu erstellen. Am besten immer bis zum 10. des Folgemonats.