Integrationen
Verbindet tinana mit externen Diensten, der TI & weiteren Systemen.
Telematikinfrastruktur (TI) anbinden
Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) ermöglicht euch den Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA), den Versand von Therapieberichten per KIM & die Vorbereitung auf das eRezept. ## Voraussetzungen Bevor ihr die TI in tinana einrichtet, benötigt ihr: - SMC-B Karte (Institutionskarte): Weist eure Praxis als berechtigte medizinische Einrichtung aus. Beantragung über die zuständige Kartenstelle (z. B. medisign, D-Trust). - eHBA (elektronischer Heilberufsausweis): Euer persönlicher digitaler Ausweis als Therapeut:in. Beantragung ebenfalls über die Kartenstelle. - E-Health-Kartenterminal: Zum Einlesen der eGK & der Karten. ## TI einrichten – Schritt für Schritt 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Wählt den Bereich Telematikinfrastruktur (TI). 3. tinana nutzt eine cloudbasierte TI-Lösung (TI as a Service) – ihr braucht keinen lokalen Konnektor-Server. 4. Folgt dem Einrichtungsassistenten: - Hinterlegt eure SMC-B & eHBA-Daten - Verbindet euer Kartenterminal - Prüft die Verbindung zum TI-Netzwerk 5. Nach erfolgreicher Einrichtung erscheint der TI-Status als „Verbunden“. ## Was ihr mit der TI tun könnt - ePA einsehen: Greift (mit Einwilligung der Patient:in) auf die elektronische Patientenakte zu – Arztbriefe, Befunde, Medikamentenpläne etc. - KIM nutzen: Sendet Therapieberichte & Dokumente verschlüsselt & sicher an Ärzt:innen. Empfangt Nachrichten von anderen Leistungserbringern. - Verzeichnisdienst: Sucht Ärzt:innen & Institutionen im TI-Verzeichnis, um KIM-Adressen zu finden. ## KIM-Posteingang Unter TI in der Seitenleiste findet ihr euren KIM-Posteingang. Hier seht ihr alle eingegangenen Nachrichten, könnt sie lesen & beantworten. Ausgehende Therapieberichte werden automatisch hier archiviert. 💡 Tipp: Die Beantragung von SMC-B & eHBA kann mehrere Wochen dauern. Startet den Prozess so früh wie möglich – wir unterstützen euch gerne dabei.
Doctolib-Synchronisation
Wenn ihr Doctolib für die Online-Terminbuchung nutzt, könnt ihr es mit tinana synchronisieren. So erscheinen alle Doctolib-Buchungen automatisch in eurem tinana-Kalender. ## Doctolib verbinden 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Wählt den Bereich Doctolib. 3. Klickt auf Verbinden. 4. Meldet euch mit euren Doctolib-Zugangsdaten an. 5. Autorisiert tinana, auf eure Doctolib-Termine zuzugreifen. 6. Wählt, welche Doctolib-Kalender synchronisiert werden sollen. 7. Klickt auf Synchronisation starten. ## Wie funktioniert die Synchronisation? - Neue Buchungen über Doctolib erscheinen innerhalb weniger Minuten automatisch im tinana-Kalender. - Der Termin enthält die Patienten- & Leistungsdaten aus Doctolib. - Die Synchronisation läuft bidirektional: Änderungen in tinana (z. B. Absage) werden an Doctolib zurückgespielt. - So vermeidet ihr Doppelbuchungen & habt alle Termine an einem Ort. ## Wichtige Hinweise - Die Synchronisation erfordert ein aktives Doctolib-Konto. - Stellt sicher, dass die Therapeut:innen-Namen in Doctolib & tinana übereinstimmen, damit die Zuordnung korrekt funktioniert. - Doctolib-Termine werden im Kalender mit einem kleinen Doctolib-Symbol gekennzeichnet. 💡 Tipp: Wenn ihr bereits tinana’s eigene Online-Buchung nutzt, braucht ihr Doctolib nicht zusätzlich. tinana’s Online-Buchung ist nahtlos integriert & spart euch die Doctolib-Gebühren.
telefon.ki einrichten
Die telefon.ki funktioniert als intelligenter Anrufbeantworter für eure Praxis. Sie nimmt eingehende Anrufe entgegen, transkribiert die hinterlassenen Nachrichten & erstellt daraus automatisch Handlungsvorschläge – z. B. „Termin verschieben" oder „Rückruf gewünscht". So verpasst ihr keinen Anruf mehr, auch außerhalb der Öffnungszeiten. ## telefon.ki aktivieren 1. Navigiert zu Einstellungen → Integration. 2. Wählt den Bereich telefon.ki. 3. Klickt auf Aktivieren. 4. Konfiguriert die KI: - Begrüßungstext: Was soll die KI sagen, wenn sie abhebt? (z. B. „Praxis für Physiotherapie, bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton.") - Öffnungszeiten: Soll die KI nur außerhalb der Öffnungszeiten abnehmen oder immer? 5. Klickt auf Speichern. ## Was die telefon.ki kann - Anrufe entgegennehmen & Anrufer:innen begrüßen - Hinterlassene Nachrichten aufnehmen & automatisch transkribieren - Aus den transkribierten Nachrichten Handlungsvorschläge ableiten (z. B. Termin verschieben, Rückruf gewünscht, Rezept nachfragen) - Zusammenfassungen der Nachrichten im Dashboard anzeigen ## Benachrichtigungen Eingegangene Nachrichten & die zugehörigen Transkriptionen erscheinen als Benachrichtigungen in eurem tinana-Dashboard – inklusive Handlungsvorschlag. So könnt ihr schnell entscheiden, ob & wie ihr reagieren möchtet. 💡 Tipp: Konfiguriert die telefon.ki zunächst nur für außerhalb der Öffnungszeiten. So könnt ihr euch an die Funktion gewöhnen & die KI schrittweise optimieren.
SumUp-Kartenzahlung einrichten
Die SumUp-Integration ist aktuell noch nicht verfügbar, wird aber in Zukunft in tinana integriert. Mit dieser Integration werdet ihr euren Patient:innen die Möglichkeit bieten können, direkt an eurem Empfang mit EC- oder Kreditkarte zu zahlen – die Zahlung wird dann automatisch im Kassensystem verbucht. ## Geplante Funktionen - Kartenzahlung direkt über euer SumUp-Terminal auslösen - Automatische Verbuchung der Zahlung im Kassiervorgang - Separate Auflistung von Kartenzahlungen im Tagesabschluss ## Benachrichtigung bei Verfügbarkeit Sobald die SumUp-Integration verfügbar ist, werden wir euch darüber informieren. Ihr könnt euch jederzeit an unser Support-Team wenden, wenn ihr Fragen dazu habt. 💡 Tipp: Ihr könnt SumUp bereits jetzt unabhängig von tinana nutzen – die Zahlungen müssen dann allerdings manuell im Kassensystem erfasst werden.
Datenexport & Schnittstellen
tinana ermöglicht euch den Export eurer Praxisdaten als CSV- oder Excel-Datei. So stellt ihr sicher, dass eure Daten immer in eurer Hand bleiben – für den Steuerberater, für eigene Auswertungen oder beim Systemwechsel. ## Verfügbare Exporte Folgende Datenbereiche können exportiert werden: - Patient:innen: Patientenliste mit Stammdaten. - Verordnungen: Alle Verordnungen inkl. Heilmittel, Frequenz & Status. - Termine: Terminübersicht mit Datum, Uhrzeit, Therapeut:in & Patient:in. - Ärzt:innen: Ärzt:innen-Verzeichnis mit Name, Fachrichtung, LANR & BSNR. - Rechnungen: Alle Rechnungen eines Zeitraums inkl. Betrag & Status. ## So erstellt ihr einen Export 1. Navigiert zu Einstellungen → Datenexport. 2. Wählt den gewünschten Datenbereich (z. B. Patient:innen oder Rechnungen). 3. Wählt das Exportformat: CSV oder Excel (.xlsx). 4. Optional: Legt einen Zeitraum fest (z. B. letztes Quartal). 5. Klickt auf Export erstellen. 6. Ladet die generierte Datei herunter. ## Exportformate - CSV: Universelles Textformat, kompatibel mit Excel, Google Sheets, DATEV & weiteren Tools. - Excel (.xlsx): Fertig formatierte Tabelle, ideal zum direkten Öffnen & Weiterverarbeiten. 💡 Tipp: Richtet einen monatlichen Reminder ein, um die Exporte für euren Steuerberater rechtzeitig zu erstellen. Am besten immer bis zum 10. des Folgemonats.